Audit Ready: vijf snelle verbeteringen voor een soepel jaareinde

De decemberdrukte komt eraan: deadlines, consolidaties, toelichtingen en auditplanningen. Toch kunt u met een paar gerichte acties nu al veel tijd en stress besparen in januari.

FinPulse ziet elk jaar hetzelfde patroon. Organisaties die nú even stilstaan bij hun afsluitproces, leveren straks een beter onderbouwde jaarrekening op en houden meer rust in de auditfase.

Hieronder vijf verbeteringen die u deze week nog kunt doorvoeren. Geen grote projecten, maar slimme gewoontes die later het verschil maken.

1. Los de laatste openstaande punten van de interimcontrole op

Veel teams laten bevindingen uit de interimcontrole liggen tot de jaarafsluiting. Zonde, want dat zorgt voor onnodige ruis tijdens de audit.

Neem kort contact op met de accountant als u weet dat er nog openstaande punten zijn. Controleer of alles is opgevolgd en vraag, als dat niet zo is, om een overzicht van de openstaande punten per actiehouder.

Zorg dat elke actiehouder weet wat er van hem of haar wordt verwacht, en plan een duidelijke deadline vóór het jaareinde. Let er ook op dat collega's de vaktaal van de auditor begrijpen: termen als lijncontrole, operating effectiveness of cradle-to-grave testing zijn niet voor iedereen vanzelfsprekend.

Controleer bovendien of de stukken die teruggaan naar de accountant voldoen aan hun verwachtingen. Wanneer er geen bevindingen meer openstaan uit de interimcontrole, scheelt dat niet alleen stress, maar vaak ook kostbare tijd tijdens de jaareinde-audit.

2. Leg nu al uw uitzonderingen vast en bespreek ze met het management

Elke organisatie heeft posten die "nog even uitgezocht moeten worden". Schattingen, bijzondere posten of afwijkingen in het grootboek: noteer ze alvast en breng structuur aan.

Bespreek deze afwijkingen ook met het management. Zo voorkomt u onverwachte tegenvallers, en krijgt iedereen inspraak over de acties die genomen moeten worden. Waar mogelijk corrigeert u de afwijkingen nu al: dat bespaart tijd bij de accountantscontrole en verkleint het risico op materiële fouten in de jaarrekening.

Een kort memo met context helpt straks bij de toelichting én voorkomt eindeloze discussies met de auditor.

3. Test uw balansopschoning vóór de audit

Loop belangrijke grootboekrekeningen na, zoals tussenrekeningen of transitorische posten. Controleer of alle grote posten onderbouwd zijn. Als dat niet zo is, zet dan alvast acties uit bij de verantwoordelijke actiehouders.

Gebruik Excel-controles of Power BI-rapportages om snel inzicht te krijgen in openstaande posten.

Dit is een vast onderdeel van de aanpak van FinPulse: tijdig signaleren, toewijzen en opvolgen, zodat u tijdens de audit niet meer hoeft te zoeken.

4. Stem tijdig af met uw accountant en benut AI-bronnen

Raadpleeg vaktechnische websites en actuele verslaggevingsupdates, zoals:

• NBA — Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants
• RJ — Raad voor de Jaarverslaggeving
• Accountant.nl — Vaktechniek

Gebruik daarnaast AI-tools zoals ChatGPT als denkpartner bij het interpreteren van nieuwe regels, bijvoorbeeld om RJ-paragrafen te verduidelijken of verschillen met IFRS te verkennen.

Zoek ook proactief afstemming met uw accountant over de planning:

• Plan tijdig wanneer de accountant de inventarisatie bijwoont. Zorg dat u daar als financial zelf bij bent: verschillen zijn ná de inventarisatie veel lastiger te verklaren.
• Vraag alvast hun PBC-lijst (Prepared By Client) op, zodat u weet welke stukken ze verwachten.
• Bespreek ook de tijdslijnen. Accountants zijn steeds drukker, dus claim op tijd een plek in hun agenda.

Een halfuurtje afstemmen in november scheelt vaak dagen vertraging in februari.

5. Stuur een afsluitkalender naar alle betrokken afdelingen

Verwachtingen over deadlines lopen vaak uiteen. Een duidelijke afsluitkalender voorkomt misverstanden en stress.

Soms weten collega's niet eens dat ze iets moeten aanleveren, laat staan wanneer of in welke vorm. Bespreek dus tijdig met alle betrokken afdelingen wat er precies van hen verwacht wordt, tegen welke datum en hoe de output eruit moet zien.

Voorbeelden van onderdelen die in de afsluitkalender staan:

• Deadlines van toelichtingen voor de jaarrekening, inclusief het gewenste format.
• Wie bepaalt de voorzieningen? Bij de voorziening voor dubieuze debiteuren heeft u waarschijnlijk andere afdelingen nodig.
• De datum van de afsluiting van het boekjaar in het ERP-systeem.
• Het boeken van transitorische posten.
• De consolidatieplanning bij meerdere werkmaatschappijen.

Breng bovendien de afhankelijkheden tussen deze stappen in kaart, bijvoorbeeld met een eenvoudige Gantt-chart. Zo ziet u in één oogopslag of activiteiten goed op elkaar aansluiten en voorkomt u dat deadlines elkaar blokkeren of dat teams elkaar pas op het laatste moment nodig blijken te hebben.

Een goed afgestemde afsluitkalender zorgt voor duidelijkheid, voorkomt verrassingen en is bovendien waardevolle input voor de begroting en de managementrapportage.

Tot slot

Audit ready worden is geen sprint in januari, maar een reeks kleine gewoontes door het jaar heen. Wie nú orde schept, wint straks weken tijd en levert een jaarrekening af die klopt én begrepen wordt.

Terug naar de kennisbank