Wat is de volgende stap voor uw finance-afdeling?

De scan

De achttien stellingen

Hieronder staan alle stellingen met hun vijf antwoordniveaus. Met JavaScript ingeschakeld doorloopt u ze stap voor stap en krijgt u direct een scorecard. Zonder JavaScript kunt u ze hier rustig doorlezen en de uitkomst met ons bespreken via de contactpagina.

1. Afsluitproces en taakverdeling

2. Elke periode wordt binnen een vaste termijn afgesloten en daarna gesloten voor nieuwe boekingen.

   Zolang een periode open blijft, verandert de basis onder uw cijfers. Een periode die dicht is, is de voorwaarde voor alles wat daarna komt.

   1. Er is geen vaste sluitingsdatum; periodes blijven lang open staan.
   2. Er is een richtdatum, maar die wordt regelmatig overschreden.
   3. De afsluiting valt binnen een vaste termijn, met een enkele uitzondering.
   4. Periodes worden consequent binnen de afgesproken termijn gesloten.
   5. Periodes gaan direct op slot; naboeken kan alleen via een vastgelegde goedkeuring.

3. De afsluitwerkzaamheden zijn zo vastgelegd dat een collega ze kan overnemen.

   Vastgelegde werkwijzen maken de afsluiting onafhankelijk van personen en verkorten de inwerktijd van nieuwe collega’s.

   1. Er is niets vastgelegd; de kennis zit bij de mensen zelf.
   2. Er zijn losse aantekeningen, geen bruikbare werkinstructies.
   3. De belangrijkste werkzaamheden staan in checklists.
   4. Alle werkzaamheden zijn op werkinstructieniveau beschreven en worden periodiek bijgewerkt.
   5. De beschrijvingen zijn gekoppeld aan de closing-tooling en veranderen mee met het proces.

4. Het werk is logisch verdeeld over het team en iedereen weet waar hij aan toe is.

   Een heldere verdeling voorkomt dubbel werk, vergeten stappen en onnodige afhankelijkheid van één persoon.

   1. Iedereen pakt op wat urgent is; een vaste verdeling ontbreekt.
   2. De verdeling is informeel en verschuift per periode.
   3. Taken zijn per persoon toegewezen en vastgelegd.
   4. Taken zijn toegewezen, met vervangers en een duidelijke escalatielijn.
   5. De verdeling wordt periodiek bijgesteld op basis van capaciteit en doorlooptijden.

5. Planning en voortgang

6. Eén overzicht bevat alle afsluittaken, met eigenaar, afhankelijkheid en deadline.

   De closing checklist is het fundament: zonder dat overzicht stuurt u op gevoel in plaats van op voortgang.

   1. Er is geen checklist of takenlijst.
   2. Er is een globale lijst, zonder eigenaren of deadlines.
   3. Er is een checklist met taken, eigenaren en deadlines in Excel of een tool.
   4. De checklist bevat ook afhankelijkheden en wordt actief op voortgang gevolgd.
   5. De checklist staat in closing-software, met actuele status, escalatie en historische doorlooptijden.

7. Tijdens de afsluiting is er vast overleg waarin knelpunten meteen worden opgelost, ook met andere afdelingen.

   Kort overleg tijdens de closing maakt zichtbaar waar het stokt en voorkomt dat een probleem pas achteraf boven tafel komt.

   1. Er zijn geen vaste overlegmomenten tijdens de afsluiting.
   2. Er wordt overlegd zodra er een probleem is.
   3. Er is een vast overlegmoment, maar knelpunten blijven soms liggen.
   4. Er is dagelijks kort overleg en knelpunten worden direct opgepakt.
   5. Het overleg wordt ondersteund door een actueel voortgangsbeeld; knelpunten worden vooraf gesignaleerd.

8. Er is een jaarplanning met closing calendar en de organisatie weet wat zij wanneer moet aanleveren.

   Een gedeelde closing calendar maakt de rest van de organisatie medeverantwoordelijk voor een tijdige afsluiting.

   1. Er is geen jaarplanning of closing calendar.
   2. Er is een globale planning, maar die wordt niet actief gedeeld.
   3. De closing calendar wordt jaarlijks met de organisatie gedeeld.
   4. De calendar bevat aanleverdeadlines per afdeling en die worden gevolgd.
   5. De calendar is onderdeel van de bedrijfsplanning; afwijkingen worden vroeg gesignaleerd en geëscaleerd.

9. Naast de begroting maakt finance periodiek een latest estimate en verklaart de verschillen.

   Tussentijds bijstellen houdt de P&L voorspelbaar en voorkomt verrassingen bij de jaarafsluiting.

   1. Er is alleen een jaarbudget, zonder tussentijdse bijstelling.
   2. Er wordt incidenteel een forecast gemaakt, niet structureel.
   3. Er wordt per kwartaal een latest estimate opgesteld.
   4. Actuals, budget en latest estimate worden structureel vergeleken en gerapporteerd.
   5. Forecasten is een doorlopend proces; afwijkingen leiden tot concrete acties.

10. Data, tooling en standaardisatie

11. Finance gebruikt specifieke software om de afsluiting vast te leggen, de voortgang te volgen en het balansdossier te delen.

    Speciale closing-software vervangt losse bestanden en e-mail, en houdt structuur, inzicht en samenwerking op één plek.

    1. Alles loopt via e-mail en losse bestanden; er is geen centrale plek.
    2. Er zijn gedeelde mappen, zonder vaste structuur of versiebeheer.
    3. Er wordt gewerkt met vaste Excel-sjablonen en een vaste mapstructuur per periode.
    4. Taken, specificaties en documenten staan centraal in closing-software.
    5. De software bevat de volledige workflow, met actuele status en directe leestoegang voor de accountant.

12. De grootboekstructuur is helder en consistent, sluit aan op een standaard en wordt opgeschoond.

    Een schoon rekeningschema voorkomt fouten bij de afsluiting en maakt specificaties en analyses betrouwbaar.

    1. Er is geen overzicht; rekeningen worden aangemaakt zodra iemand er een nodig heeft.
    2. Er is een rekeningschema, maar het wordt niet actief beheerd.
    3. Het schema is gestructureerd, sluit aan op een referentiekader en er zijn afspraken over beheer.
    4. Er zijn vaste procedures voor aanmaken en opschonen; afwijkingen worden periodiek gesignaleerd.
    5. Het schema is volledig gestandaardiseerd, gekoppeld aan een referentiekader en wordt continu bewaakt.

13. Reconciliaties en analyses

14. Finance maakt periodiek specificaties van de balansrekeningen die aansluiten op het grootboek, met verwijzing naar de onderbouwing.

    Balansspecificaties zijn het bewijs dat de cijfers kloppen. Zonder dat bewijs begint elke controle bij nul.

    1. Er zijn geen of nauwelijks balansspecificaties.
    2. Ze worden alleen bij de jaarafsluiting gemaakt, op verzoek van de accountant.
    3. De belangrijkste posten worden maandelijks gespecificeerd, met verwijzing naar documenten.
    4. Alle materiële posten worden maandelijks gespecificeerd, met eigenaar en spoor van vastlegging.
    5. De specificaties komen automatisch uit de closing-tool, inclusief signalering van afwijkingen en review.

15. Alle subadministraties worden minimaal ieder kwartaal aangesloten op het grootboek.

    De aansluiting tussen sub- en hoofdadministratie brengt fouten en onvolledigheden aan het licht zolang ze nog te herstellen zijn.

    1. Subadministraties worden niet of nauwelijks aangesloten.
    2. De aansluiting wordt alleen bij de jaarafsluiting gemaakt.
    3. De belangrijkste subadministraties worden per kwartaal aangesloten.
    4. Alle subadministraties worden maandelijks aangesloten en verschillen worden onderzocht.
    5. De aansluitingen staan vast in de closing-tool; verschillen zijn direct zichtbaar.

16. Elke periode worden de cijfers vergeleken met budget of latest estimate, en afwijkingen worden verklaard en omgezet in acties.

    Structurele cijferanalyse maakt trends zichtbaar en houdt het gesprek over de cijfers inhoudelijk in plaats van verklarend achteraf.

    1. Er wordt niet structureel naar afwijkingen gekeken.
    2. Grote afwijkingen vallen op, maar worden niet systematisch onderzocht.
    3. Er is maandelijks een analyse met toelichting op de materiële afwijkingen.
    4. De analyse werkt met vaste drempelwaarden, verklaringen en concrete actiepunten.
    5. De analyse is gestandaardiseerd, met doorklikmogelijkheid, trends en koppeling aan het actiebeheer.

17. Accountantsgereedheid en dossiervorming

18. Voor elke materiële balanspost is er een leadsheet dat specificatie, subadministratie en grootboek aan elkaar knoopt.

    Leadsheets zijn het controleerbare bewijs per post: de brug tussen uw administratie en het werk van de accountant.

    1. Er wordt niet met leadsheets gewerkt.
    2. Alleen bij de jaarafsluiting, op verzoek van de accountant, in losse bestanden.
    3. De belangrijkste posten hebben een leadsheet met een vaste opzet per periode.
    4. Alle materiële posten hebben een leadsheet met eigenaar, verwijzingen en review.
    5. De leadsheets worden automatisch opgebouwd vanuit de closing-tool en zijn altijd actueel.

19. Alle specificaties en onderbouwingen staan centraal in één systeem, met versiebeheer en een spoor van wie wat wanneer deed.

    Eén centraal balansdossier vervangt zoeken in mappen, mailwisselingen en portalen — en dat scheelt tijd aan beide kanten.

    1. De documentatie staat verspreid over mappen, mailboxen en lokale bestanden.
    2. Er is een gedeelde map, maar de structuur wisselt en versiebeheer ontbreekt.
    3. Er is een vaste mapstructuur per periode en per balanspost, met duidelijke naamgeving.
    4. Alles staat centraal in één systeem, met versiebeheer, vastlegging en eigenaar per post.
    5. Het dossier bouwt zichzelf op vanuit het afsluitproces; de accountant kan direct meekijken.

20. De uitwisseling met de accountant loopt via één centrale plek in plaats van via e-mail, portalen en losse lijsten.

    Aanleverlijsten via e-mail en portalen kosten veel tijd en leiden tot stukken die te laat of onvolledig binnenkomen.

    1. Alles gaat via e-mail; er is veel heen en weer over wat al is aangeleverd.
    2. Er is een aanleverlijst, maar die is vaak incompleet of loopt achter.
    3. De aanleverlijst is gestructureerd, met duidelijke verantwoordelijkheden en aanlevering grotendeels op tijd.
    4. De uitwisseling verloopt via één platform; de accountant ziet de status en vraagt gericht na.
    5. De accountant kijkt rechtstreeks mee in het balansdossier; navragen is nauwelijks nog nodig.

21. Lerende organisatie

22. Fouten kunnen open op tafel, zonder dat dat gevolgen heeft voor degene die ze maakte.

    Zonder veiligheid om fouten te benoemen komt u ze pas tegen op het moment dat ze duur zijn.

    1. Fouten worden niet besproken, of het bespreken heeft gevolgen.
    2. Fouten komen soms ter sprake; echt veilig voelt het niet.
    3. Er is een open sfeer waarin fouten besproken kunnen worden.
    4. Er wordt structureel teruggekeken, met concrete leerpunten.
    5. De cultuur is blame-free; fouten leiden tot aanpassing van het proces.

23. Na elke afsluiting kijkt het team terug op wat goed ging en wat beter moet.

    Zonder vaste evaluatie herhaalt elke afsluiting dezelfde knelpunten.

    1. Er wordt na de afsluiting niet geëvalueerd.
    2. Knelpunten worden soms benoemd, maar niet vastgelegd.
    3. Na de kwartaalafsluiting is er een evaluatie met verbeterpunten.
    4. Na elke maandafsluiting wordt geëvalueerd en worden verbeterpunten gevolgd.
    5. Evalueren en verbeteren is vast onderdeel van het proces; het effect wordt gemeten.

24. Verbetertrajecten binnen finance worden actief gestuurd in plaats van erbij gedaan.

    Verbeteren dat alleen gebeurt als er tijd over is, gebeurt niet. Sturing maakt het verschil tussen een lijstje en resultaat.

    1. Er worden geen verbetertrajecten gestuurd.
    2. Verbeteringen worden opgepakt zodra er ruimte is.
    3. Er is een lijst met verbeterpunten die periodiek wordt besproken.
    4. Verbetertrajecten lopen als project, met eigenaar, planning en doelstelling.
    5. Er is een doorlopend verbeterprogramma met steun vanuit de directie.

Nog één vraag

Welk niveau wilt u bereiken?

Uw huidige stand: . Kies het niveau dat u over twaalf maanden realistisch wilt halen. Ons voorstel staat al aangevinkt: één stap omhoog. Dat is voor de meeste organisaties al ambitieus genoeg, en het maakt de verbeterpunten hierna concreter.

Laatste stap

Uw score is klaar

Vul uw gegevens in om het resultaat te bekijken. U ontvangt de scorecard ook als pdf per e-mail, zodat u die intern kunt delen.

Uw resultaat

Score per dimensie

Uw belangrijkste verbeterpunten

Geordend op impact: dit zijn de punten die u het snelst richting uw doelniveau brengen. Kies er één of twee voor het komende halfjaar.